O Process Mining aprimorando o uso do Lean Six Sigma

BP Consultores
3 de dez. de 2021
4 min de leitura

Usar o Process Mining como uma ferramenta para processar mais dados com mais rapidez fortalece o Lean Six Sigma

Na metodologia Lean Six Sigma, usamos a estrutura DMAIC para permitir a melhoria contínua. Apesar dessa abordagem padronizada, é sempre um desafio encontrar o equilíbrio certo entre soluções orientadas por dados e soluções dirigidas por pessoas. Na prática, é visível uma tendência clara em que, apesar da abordagem do Lean Six Sigma voltada para as pessoas, cada vez mais se faz uso de dados e análises.

A mudança para soluções mais orientadas por dados não é surpreendente, haja vista a atual e enorme disponibilidade de dados. A digitalização de nossos processos de negócios fornece mais informações, pois tanto as atividades quanto os 'timestamps' (hora e data dessas atividades) são registrados no fluxo de trabalho dos sistemas. Apesar de serem dados relativamente simples, eles nos fornecem uma visão mais detalhada do fluxo de valor de um processo. Obtemos essa visão por meio da aplicação de Process Mining.

Process Mining, algo novo de novo ...?

O Process Mining é um instrumento de visualização e análise do andamento dos processos (a situação realista) por meio de um software desenvolvido para esse fim. O termo certamente não é novo e agora existem várias ferramentas de software (comparáveis) no mercado que ajudam a analisar o fluxo de valor de um processo.

Com a ajuda do software Process Mining, os chamados 'logs de eventos' de milhares de atividades são combinados para mapear claramente como é o processo usual, mas também quais são os desvios do 'fluxo ideal' (o processo sem interrupções). Podem ser desvios em termos de tempo, resultado ou sequência.

O Process Mining constrói um fluxo de valor a partir dos dados disponíveis registrados nos sistemas.

Process Mining e Lean Six Sigma

O Process Mining é usado regularmente como uma ferramenta de análise independente, e pode apoiar na estruturação para implementação e monitoramento. Assim, quando o objetivo é de implementar e assegurar melhorias vigorosamente, o Process Mining pode ser visto como uma adição bem-vinda à aplicação do Lean Six Sigma, que possui uma estrutura de implementação e controle.

O Process Mining é uma adição bem-vinda “a caixa de ferramentas” de gestores de processos, porque permite detectar interrupções com mais facilidade e rapidez. Ao visualizar e reconstruir o processo, as interrupções do processo tornam-se mais facilmente visíveis em termos de tempo, rupturas, retrabalhos e sequência.

Quando integramos o Process Mining na estrutura do DMAIC, vemos um papel em todas as fases da abordagem de melhoria (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar). No entanto, encontramos o maior valor agregado de Process Mining na fase de análise. As análises básicas mais importantes, como Pareto e Cartões de Controle, são executadas automaticamente com base nos dados inseridos. Com os dados certos, interrupções, etapas desnecessárias e resultados indesejáveis são imediatamente visíveis ao pressionar um botão.

Portanto, podemos afirmar que padronizamos amplamente a fase de análise da metodologia Lean Seis Sigma. Porém, uma análise continua sendo uma busca pelo cerne de uma ruptura e que é sempre feita sob medida.

Usando o padrão de Process Mining estabelecido, podemos reduzir o tempo de espera da fase de análise em até 60% e melhorar a qualidade da análise.

Os resultados das análises apontam-nos na direção da causa das interrupções de processos e permitem-nos melhorá-las e monitorá-las. Depois que as interrupções foram removidas, usamos as mesmas análises para monitorar (resumir) ciclicamente com o ferramental se o processo está funcionando conforme o esperado ou para melhorar ainda mais o processo.

Por que ainda ouvimos pouco sobre Process Mining?

Mas por que o Process Mining não está no estágio que merece e por que muitas organizações têm dúvidas sobre seu valor agregado? Para responder a essa pergunta, vamos analisar alguns pontos importantes desta tecnologia:

Benefícios do Process Mining:

1. Reduzir a duração de um projeto: A aplicação de uma ferramenta como Process Mining pode encurtar a duração de uma fase de Análise em mais de 60%;

2. Menos sujeito a erros: Nenhum erro é cometido na aplicação das análises. Os resultados da análise dependem da qualidade dos dados. Isso significa que deve ser dada atenção cuidadosa à coleta de dados com antecedência. 3. Visualizando o processo: O progresso do processo é visível com 1 toque de um botão e apresentado em imagens em movimento. Isso torna a apresentação para proprietários de processos e / ou gerenciamento clara e interativa. Afinal, é melhor melhorar se você tiver mapeado os problemas.

Desafios do Process Mining:

1. Obtenção de dados (geração de logs de eventos): muito tempo e energia poderão ser necessários para geração dos log s de eventos, a depender de fatores como relacionados a (i) localizados em diferentes sistemas; (ii) arquiteturas pouco estruturas de TI de algumas organizações;

2. A má qualidade dos dados pode tornar o Process Mining mais complexo: O Process Mining é uma ferramenta que pode facilitar o nosso trabalho se atendermos às condições de dados corretos. Se não pudermos atender a esse requisito, a velha frase se aplica: 'lixo que entra = lixo que sai';

3. Os dados do sistema não são suficientes: embora muitos dados sejam registrados no fluxo de trabalho dos sistemas, muito mais acontece em um processo. Devemos sempre mapear essas atividades com a ajuda de uma análise do fluxo de valor, porque há raciocínio e nuances por trás disso. Em outras palavras, a história por trás dos números é igualmente importante.

O maior desafio na aplicação do Process Mining reside principalmente em acessar e gerar o log de eventos com os dados corretos. Nossa experiência mostra que os dados costumam ser armazenados fragmentados em vários sistemas. Como nem todos conseguem se orientar facilmente nesses sistemas, o uso do Process Mining, em certas organizações, ainda não está acontecendo. Isso é uma pena, porque estamos convencidos de que Process Mining é um acréscimo necessário, especialmente neste momento de transformação digital, na caixa de ferramentas um gestor de processos.