O poder transformador do Process Mining

BP Consultores
23 de ago. de 2022
4 min de leitura

Vamos começar com uma pergunta bem básica: O que é mineração?

A mineração de carvão está cavando para o carvão no solo. A mineração de Bitcoin está introduzindo novos bitcoins na circulação de criptomoedas. A mineração de dados está extraindo padrões de grandes conjuntos de dados. O fio condutor é a descoberta e a extração — a busca por algo valioso.

Todo processo segue um padrão, mas nem todos os padrões são perfeitos.

Nos negócios, a eficiência é um dos atributos mais valiosos. Isso pode fazer a diferença entre atingir metas ou não, chegar ao mercado antes da concorrência ou ficar para trás e ter funcionários felizes ou insatisfeitos. Encontrar novas eficiências pode ser complicado, no entanto. E é aí que a mineração de processos entra em cena.

Como funciona o Process Mining (ou mineração de processos)?

À medida que as organizações se transformam digitalmente, seu desafio número 1 é eliminar as ineficiências e os gargalos que dificultam seus processos. É chamado de melhoria de processo e existe há muito tempo.

O Process Mining vai um passo além – combina a disciplina de melhoria de processos com mineração de dados e IA.

O resultado é a capacidade de analisar detalhadamente cada etapa de um processo, desde os blocos de partida até a linha de chegada. Em essência, a mineração de processos fornece às organizações mapas que mostram como os processos vão do ponto A ao ponto B , para que possam ser auditados e aprimorados para melhor atender às pessoas que os utilizam.

Uma simples analogia

Em um parque público, um arquiteto paisagista cria um espaço e designa caminhos que as pessoas podem usar para se mover por ele. Eles criam um mapa (ou, para nossos propósitos, um processo ). Aqui está um parque da cidade com esse caminho.

Como o designer pensa que o caminho será usado.

Às vezes, os designers descobrem que as pessoas não usam seus caminhos predeterminados como planejado. Em vez disso, eles naturalmente seguem um caminho diferente.

Como o caminho é realmente usado.

É evidente pela imagem que as pessoas estão escolhendo a segunda opção. A razão é simples: os humanos, como o gado ou as formigas, são programados para buscar eficiência.

A maioria das organizações experimenta esse mesmo fenômeno. Há um processo projetado. E há o que realmente acontece.

O Process Mining fornece às organizações um instantâneo de exatamente como um processo está sendo executado, dia após dia, em condições reais, com funcionários, parceiros e/ou clientes reais. Pontos de dor e ineficiências são iluminados. Os líderes podem usar essas informações para melhorar o processo com digitalização, automação e reformulação cuidadosa.

O Process Mining combina o saber e o fazer

O Process Mining pode ser dividido em duas fases:

Conhecer / Descobrir: encontrar os gargalos no processo, como quando a demanda supera a oferta de um determinado bem ou a demanda por trabalho excede os recursos disponíveis;
Fazendo / Executando: Executar as etapas necessárias para remover gargalos e otimizar o processo, como alocar mais recursos a uma etapa de um processo para atender à demanda real.

Quando você sabe exatamente o que está acontecendo nos bastidores, você pode começar a fazer. Isso permite que você enfrente pontos de desafio específicos de frente para remover um gargalo. Pode ser necessário adicionar mais recursos para ajudar a concluir esta etapa no processo ou talvez toda a etapa possa ser automatizada usando fluxos de trabalho.

Onde podemos adotar o Process Mining

O Process Mining pode ser aplicado em qualquer área de uma organização, de simples situações que demandem o aumento da integração e revisão de processos, até a promoção do aumento da eficiência operacional e da produtividade total de setores produtivos.

É extremamente satisfatório usar o Process Mining para corrigir problemas e gerar valor para sua organização. Usando análises baseadas em IA e otimização de processos, pode-se obter resultados fantásticos de melhorias em toda a empresa. Como exemplos:

Na prestação de serviços de RH: devido a ineficiências descobertas, 74% dos casos de RH enviados estão sendo recategorizados. Espera-se que o tempo de resolução melhore em 31%, beneficiando nossa equipe de RH e a experiência do funcionário;
Gerenciamento de solicitações / Helpdesk: solicitações de acesso ao servidor têm sido um ponto problemático para nós. Por meio da mineração de processos, identificamos gargalos e descobrimos como usar a IA para acelerar o processo em 25%.
Gerenciamento de ativos: descobrimos que 22% das solicitações de software de funcionários exigiam uma etapa extra que levava três dias. Para eliminar atrasos, criar uma experiência melhor e aumentar a produtividade, desenvolvemos um novo processo que deve aumentar a eficiência em 31%.

Histórias como essas provam que o Process Mining pode não ser tão diferente da mineração física – resultados como esses são tão bons quanto o ouro.

Conclusões:

Qualquer que seja a solução, a descoberta e a melhoria contínua dão à organização a capacidade de identificar abertamente padrões de ineficiência e tomar medidas corretivas imediatamente.

E quando você começar a explorar regularmente os processos da sua empresa em cada departamento, poderá usar o aprendizado de máquina para melhorar os resultados, obter recomendações sobre o que automatizar e elevar a entrega geral de serviços.

À medida que os processos em toda a empresa começam a refletir o fluxo real de trabalho versus um fluxo projetado, os funcionários podem parar de usar atalhos e dedicar seu tempo para concluir a tarefa em questão. O resultado: uma organização a caminho de uma verdadeira transformação digital, um processo de cada vez.