Cases Coca-Cola e GSK: Process Mining em tempos de Covid.

BP Consultores
19 de jan. de 2022
4 min de leitura

Este artigo avalia por que e como o pandemia acelerou a adoção do Process Mining e as maneiras pelas quais esta tecnologia é capaz de gerar retorno positivo para as empresas em um curto espaço de tempo.

Introdução

A ascensão dos modelos híbridos e de trabalho remoto alteraram a forma como os profissionais e os gestores são capazes de avaliar como os processos organizacionais na realidade e avaliar a sua eficácia. Antes da pandemia do Covid-19, os gestores podiam “testemunhar” o funcionamento dos processos organizacionais “ao vivo”, uma vez que sempre estavam presentes no local de trabalho. Como muitas organizações em todo o mundo mudando para os modelos de trabalho remoto ou híbrido, os gestores precisaram encontrar maneiras eficazes de garantir que os processos continuassem funcionando remotamente.

O Process Mining oferece às empresas visibilidade sobre como seus processos são executados. Ele utiliza dados de logs de eventos para produzir representações digitais de processos, permitindo aos profissionais e gestores identificar gargalos e descobrir oportunidades de automação.

O Caso da farmacêutica GSK

A incerteza que surgiu no início da pandemia causou confusão em todo o mundo e colocou muitas organizações sob séria pressão para desenvolver um plano de ação capaz de garantir a continuidade dos negócios frente aos significativos desafios apresentados pelo Covid-19. O Process Mining ajudou farmacêutica GSK a "navegar" na nova forma de funcionando dos negócios e viu uma rápida adoção desta tecnologia pelos seus funcionários devido à sua facilidade de uso e por seus resultados, depois que eles entenderam seu propósito.

Ajay Jayendran, gerente sênior de transformação digital e de processos na GSK explica: “Com a nova maneira de trabalhar e a solução de Process Mining em funcionamento, as pessoas ficaram empolgadas ao ver que, é possível, rapidamente, visualizar um processo inteiro e identificar seus desvios. A adoção do Process Mining foi mais rápida do que o esperado, apesar de alguns percalços observados devido a algumas pessoas hesitantes até que pudessem ver o que era a tecnologia e entender seu propósito.

“Eu diria que é um cenário perfeito se dará com a adoção de Process Mining em conjunto com tecnologias de automação de processos. Caso contrário, sempre criaremos oportunidades, mas não haverá resultados sensíveis e palpáveis”. Ajay Jayendran

Jayendran ainda acredita que os avanços atuais no campo de Process Mining permitirão que a GSK tenha a capacidade de fazer muito mais. Tecnologias avançadas que estão disponíveis no mercado podem identificar áreas de alta prioridade para automação que não requerem entrada de um usuário.

Estabelecer uma cultura de melhoria de processos, através de "embaixadores de melhorias de processos" - funcionários da organização que atuam como replicadores, conhecidos em alguns projetos de ERP como usuários-chave. Eles são conhecedores das capacidades e das melhores práticas e auxiliam para que todos os envolvidos entendam como a tecnologia pode ajudá-los. Jayendran acredita que ao longo dos próximos 12 meses, este tipo de atuação se tornará mais comum e as organizações começarão a desfrutar dos benefícios que podem oferecer e dos resultados que poderão colher com esta iniciativa.

“É importante que haja embaixadores de processos para os processos organizacionais, que possam entender as capacidades do Process Mining para atuar nos processos organizacionais”, aconselha Jayendran. "Quando você forma um time de embaixadores de processos de ponta a ponta na organização, você precisa recompensar estas pessoas para que eles se sintam reconhecidas – e a partir daí, começaremos a testemunhar uma mudança na cultura das empresas à medida que se tornam mais focadas na melhoria do processos.”

O Caso Coca-Cola

Agora que muitas organizações estão implementando ou modelos de trabalho híbridos, o Process Mining foi capaz de dar visibilidade aprimorada sobre quão díspares as equipes estão trabalhando para que pudessémos apoiá-las a funcionar da melhor maneira possível. De acordo com Hakan Elbasi, Gerente e líder de inovação da Coca-Cola, o Process Mining é ideal para atender a essas necessidades.

“Com muitas pessoas trabalhando em casa, novos KPIs precisaram ser definidos a fim de determinar o sucesso deste modelo”, explica Elbasi. “Com o Process Mining você pode ver exatamente como sua equipe está trabalhando e identificar instantaneamente gargalos e, determinando KPIs que permitam aos gestores agir e atuar frente a algumas situações, a fim de evitar possíveis problemas na operação.

Com os gerentes incapazes de observar o funcionamento de processos organizacionais no escritório, a capacidade promovida pelo Process Mining em detalhar, através da análise dos logs de eventos dos sistemas corporativos, tornou-se fundamental para a gestão. Isto permite que os gerentes administrem equipes com total eficiência, descubram oportunidades para novas contratações e entendam como ajustar processos e procedimentos para ganhar eficiência.

Outra maneira de obter mais do Process Mining é combiná-lo com a simulação de processos, o chamado Digital Twins, ponto em que Elbasi acredita qua as organizações ainda não estão dando a devida atenção. “As empresas ainda não se deram conta de quão o Process Mining pode ser útil para apoiar processos de simulação, que mostrará o que você pode obter antes do processo mudanças ser feito”, diz Elbasi. E o Process Mining também oferece uma oportunidade para aprimorar esforços de automatização de processos identificando oportunidades, através de plataformas capazes de aplicar esses automações sem qualquer intervenção do usuário.

Conclusão

As vantagens do Process Mining aqui apresentadas pelos gestores destas duas grandes empresas surpreendem e leva a conclusão de que haja um forte aumento na adoção desta tecnologia nos próximos 12 meses. Aqueles que implementarem o Process Mining ou aprofundarem sua utilização, e ainda, aliando com processos de simulação terão a oportunidade de atingir grandes níveis de visibilidade e automação de seus processos de negócios e deixarão para trás aqueles que não o fizerem.

“Eu vejo a mineração de processos como o holofote que lhe diz quão bem um processo está funcionando e o que você pode fazer para melhorar a automação e reduzir custos”. James Dening - CEO do fornecedor de soluções de Process Mining.